Truyền thông nội bộ rất quan trọng trong doanh nghiệp. Cho dù bạn đang phát triển một doanh nghiệp nhỏ hay lớn, truyền thông nội bộ sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công và phát triển của công ty. Hãy cùng tìm hiểu các thông tin qua bài viết này.
1. Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ (IC) là tất cả về việc thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa những người trong một tổ chức; liên quan đến việc sản xuất và đưa ra các thông điệp, các chiến dịch thay mặt ban quản lý.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ chịu trách nhiệm về thông tin liên lạc giữa các nhân viên. Điều này có thể có nghĩa là bất cứ điều gì từ việc thông báo một chính sách mới hoặc thông báo cho mọi người về một sự kiện sắp tới, đến việc thực hiện một cuộc kiểm tra văn hóa hoặc cam kết trên toàn tổ chức. Truyền thông nội bộ thường là trách nhiệm của các bộ phận nhân sự, tiếp thị hoặc PR; nhưng truyền thông nội bộ cũng có thể được thực hiện bởi bất kỳ và tất cả các bộ phận trong một tổ chức.
Giao tiếp nội bộ liên quan đến giao tiếp giữa lãnh đạo cao nhất, quản lý và nhân viên. Phạm vi của chức năng thay đổi tùy theo tổ chức và người thực hiện; bao gồm từ việc sản xuất và truyền tải các thông điệp và chiến dịch thay mặt cho ban quản lý, đến việc tạo điều kiện cho đối thoại hai chiều và phát triển kỹ năng giao tiếp của những người tham gia tổ chức.
2. Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng
2.1. Giữ chân nhân viên
Công việc của người quản lý vi mạch hoặc nhóm vi mạch sẽ khác nhau ở từng nơi và sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức mà họ phục vụ. Trong đó, chức năng vi mạch có thể thực hiện vai trò “truyền thông nội bộ” (tức là cố gắng thu hút những người tham gia vào tầm nhìn quản lý của tổ chức).
Có một sự khác biệt thực tế giữa giao tiếp được quản lý và các tương tác thường xuyên giữa các nhóm hoặc giữa người quản lý và cấp dưới. Có một số lý do tại sao các tổ chức nên quan tâm đến truyền thông nội bộ. Nhân viên là trái tim và linh hồn của một tổ chức; do đó, điều quan trọng là phải chú ý đến nhu cầu của họ.
Các công ty nên có những chính sách tốt để giữ chân nhân viên
Lực lượng nhân viên gắn bó và tận tâm sẽ gia tăng và thúc đẩy kết quả kinh doanh. Ngay cả trong một nền kinh tế khó khăn, các công ty cần phải truyền cảm hứng và giữ chân những người có thành tích cao nhờ vào truyền thông nội bộ.
2.2. Tạo sự tin tưởng
Theo truyền thống, lĩnh vực này tập trung vào việc thông báo các kết luận quản lý và đóng gói tư duy quản lý thành các thông điệp để phân phối hàng loạt cho nhân viên. Một nhân viên gắn bó là người hoàn toàn tham gia, cam kết và nhiệt tình vào công việc của mình. Sự tham gia của nhân viên nói lên mức độ tin tưởng vào sự lãnh đạo; họ có niềm tin rằng các quyết định được đưa ra vì lợi ích tốt nhất của tổ chức.
Các nhà quản lý cố gắng khiến các nhà lãnh đạo cấp cao suy nghĩ một cách chiến lược về cách các quyết định quản lý có thể được nhận thức từ bên trong và bên ngoài. Trọng tâm của truyền thông nội bộ thường là đảm bảo rằng nhân viên có thể hỗ trợ một quyết định và hiểu nó tác động như thế nào đến công việc của họ.
2.3. Giúp mọi người nhận được thông báo từ công ty
Chúng ta sẽ bắt đầu với lý do rõ ràng nhất tại sao chiến lược này lại quan trọng. Thông báo cho nhân viên về các sự kiện sắp tới, thay đổi chính sách, thay đổi số lượng nhân viên và thông tin cập nhật về tình hình chung của doanh nghiệp giúp tạo ra cảm giác minh bạch và cởi mở.
Các nhân viên sẽ có nhu cầu cần biết các thông tin về công ty mà họ đang làm việc, các dự án họ đang thực hiện và mục tiêu tổng quát. Truyền thông nội bộ tốt là việc phổ biến với mọi người; tốt nhất là theo cách khiến họ hiểu được và cống hiến cho công ty.
Nhận được thông báo đúng thời điểm để không gây chậm trễ trong công việc
Tương tự như vậy, thông tin liên lạc nội bộ thường được coi là thông điệp từ trên xuống; thông tin được viết bởi các nhà lãnh đạo để phổ biến cho nhân viên. Nói cách khác, nó không phải là thu hút nhân viên bằng thông điệp phù hợp. Thay vào đó là việc thúc đẩy giao tiếp hai chiều về những gì đang xảy ra tại tổ chức. Vì vậy, hãy sử dụng chiến lược này để mang lại tiếng nói cho nhân viên.
2.4. Giúp xây dựng văn hóa tổ chức
Theo nhiều cách, vai trò chính của truyền thông nội bộ là giúp thể hiện văn hóa công ty. Nếu được thực hiện tốt, chiến lược đó sẽ thể hiện văn hóa công sở tốt ở môi trường làm việc. Nếu hoàn thành không tốt, nó sẽ khiến mọi người phải vò đầu bứt tai.
Xét cho cùng, mỗi thông báo, tin nhắn, bản cập nhật tin tức, bài viết trên blog của CEO,… đều đóng vai trò trong việc nhận thức thông tin của mọi người. Trên thực tế, văn hóa thực sự nên được đặt lên hàng đầu trong chiến lược của doanh nghiệp. Bởi vì một nền văn hóa công ty mạnh mẽ, phát triển là điều cần thiết.
Văn hóa tổ chức tốt giúp doanh nghiệp phát triển
2.5. Thu hút nhân viên tham gia vào các cuộc thảo luận
Tạo cuộc trò chuyện hai chiều nên là một trong những mục tiêu của chiến lược truyền thông doanh nghiệp. Đó là sự khác biệt giữa nhắn tin từ trên xuống nhàm chán (có thể là ở dạng email hàng loạt mà không ai đọc) và các cuộc trò chuyện tương tác, chu đáo thúc đẩy sự tương tác.
Sự tham gia có thể có một số ý nghĩa: Đặt câu hỏi chu đáo tại các sự kiện, cuộc họp, nhận xét về một bản cập nhật tin tức quan trọng được đăng trên mạng nội bộ của công ty, chia sẻ những gì nhân viên đang làm với công ty. Truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo không gian cho những hành động nhỏ nhưng có ý nghĩa này. Nó không chỉ là truyền đạt ý tưởng mà nó còn khuyến khích giao tiếp giữa những nhân viên.
Những cuộc thảo luận với nhiều ý kiến đóng góp sẽ mang lại hiệu quả cao
Những nhân viên cảm thấy rằng tiếng nói của họ quan trọng, ý tưởng của họ đáng được lắng nghe, sẽ có nhiều khả năng cũng như cống hiến cho doanh nghiệp. Và điều đó có giá trị rất lớn.
2.6. Giúp ổn định nhân viên trong thời kỳ khủng hoảng
Mọi thứ không phải lúc nào cũng trôi chảy. Công việc kinh doanh đôi khi gặp khó khăn; các đội đôi khi buộc phải tái cấu trúc, và các vụ mua bán và sáp nhập xảy ra. Đây là lúc mọi người cần thông tin liên lạc nội bộ nhất.
Minh bạch về những gì đã xảy ra, ai bị ảnh hưởng, điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức đòi hỏi một giọng điệu tinh tế và hoàn toàn minh bạch. Đặc biệt là trong trường hợp sa thải. Mọi người sẽ có câu hỏi và cách các lãnh đạo trả lời những câu hỏi đó sẽ còn tồn tại trong tâm trí mọi người trong một thời gian dài sau này.
Khủng hoảng là lúc cần truyền thông nội bộ nhất
Xem thêm:
- Editor Là Gì? Những Thông Tin Mà Bạn Cần Biết Về Editor
- HR Là Gì? 5 Trường Đại Học Đào Tạo Ngành HR Tốt Nhất
- 4 Việc Làm Thêm Tại Nhà Đơn Giản Nhất Dành Cho Sinh Viên
Minh bạch và tế nhị khi đưa tin xấu sẽ tạo ra bầu không khí cởi mở và quan tâm có thể giúp duy trì tổ chức và vượt qua thời kỳ khó khăn. Và bên cạnh đó, tạo ra rất nhiều sự tôn trọng từ nhân viên. Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của chiến lược này và chứng minh tại sao việc sử dụng không đúng mức có thể nhanh chóng khiến nhân viên rời bỏ công ty.
2.7. Tạo ra một không gian khác cho môi trường làm việc
Rất nhiều người cảm thấy công việc của họ buồn tẻ. Họ đi làm, nói chuyện với một hoặc hai đồng nghiệp, tham gia các cuộc họp, hoàn thành công việc của mình và sau đó bỏ lại nó khi trở về nhà. Nhưng đối với những nhân viên có mong muốn được tham gia nhiều hơn vào nơi làm việc của họ và muốn đóng một vai trò trực tiếp hơn trong sự phát triển văn hóa của công ty thì phong cách làm việc đó không thỏa mãn.
Và truyền thông nội bộ sẽ là giải pháp. Nó thúc đẩy các sự kiện học tập và diễn thuyết, các chương trình đào tạo lãnh đạo, chia sẻ phản hồi của khách hàng và đưa tin trên phương tiện truyền thông. Đồng thời tạo cơ hội cho mọi người tham gia nhiều hơn, nếu họ muốn.
3. Các thách thức với truyền thông nội bộ
Mặc dù đây là một khái niệm khá quan trọng, nhưng sự hiện diện của nó có thể rất còn thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp. Dữ liệu do các chuyên gia thu thập cho thấy 60% nhà tuyển dụng không có kế hoạch truyền thông nội bộ dài hạn. Mặc dù các chuyên gia tuyên bố rằng cải thiện nó nên là ưu tiên số một.
Những thách thức về giao tiếp nội bộ mà hầu hết các doanh nghiệp đang phải đối mặt bao gồm:
3.1. Thay đổi giao tiếp từ trên xuống thành giao tiếp ngang
Có một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả không có nghĩa là CEO phải chia sẻ thông tin cập nhật của công ty cho nhân viên. Thay vào đó, nhân viên nên tham gia vào chiến lược và khuyến khích bắt đầu các cuộc thảo luận. Hãy nhớ rằng, truyền thông nội bộ nên là một con đường hai chiều.
3.2. Cải thiện truyền thông nội bộ dựa trên phản hồi của nhân viên
Khi nói đến truyền thông nội bộ, thu thập phản hồi của nhân viên là một khởi đầu tốt; nhưng cũng cần tìm cách thực hiện các giải pháp thực sự dựa trên phản hồi nhận được từ nhân viên.
Ngoài ra, ngày càng có nhiều nhân viên làm việc từ xa, đang trên đường hoặc làm việc với các đồng nghiệp ở nhiều nơi khác nhau trên thế giới. Đó có thể là một thách thức đối với các công ty có cơ cấu tổ chức phức tạp để đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin phù hợp vào đúng thời điểm.
3.3. Đo lường kết quả của chiến lược truyền thông nội bộ
Có thể khó xác định những KPI nào cần theo dõi và cách thu thập dữ liệu để có thể đo lường hiệu suất của chiến lược này. Trên thực tế, 60% chuyên gia truyền thông không có sẵn một chiến lược cụ thể để đo lường nỗ lực truyền thông nội bộ của họ. Việc thiếu số liệu này dẫn đến một số vấn đề:
- Thông tin được phân tán trên một số phòng ban, nền tảng và kênh trong tổ chức.
- Việc điều chỉnh chiến lược truyền thông nội bộ với các mục tiêu kinh doanh trở nên khó khăn.
- Những người thực hiện truyền thông nội bộ không thể đưa chiến lược của họ lên cấp độ tiếp theo.
- Tin nhắn được chia sẻ với nhân viên trở nên khó hiểu.
- Có những quan niệm sai lầm xung quanh những gì truyền thông nội bộ làm.
- Chứng minh giá trị của truyền thông nội bộ trở thành một thách thức.
Có thể qua bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về truyền thông nội bộ. Đầu tư và thực hiện tốt chiến lược này sẽ đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp của bạn.
Nguồn: Ngành nghề
