Quan Hệ Công Chúng Và Những Thông Tin Liên Quan Cần Biết

0
346
quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng là một khái niệm mới xuất hiện trong thời gian gần đây, nên chắc hẳn có rất ít người biết đến, cũng như là có thể giải thích được định nghĩa và những gì mà những người trong quan hệ công chúng thực sự làm. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.

1. Định nghĩa quan hệ công chúng

1.1. Quan hệ công chúng là gì?

Quan hệ công chúng (PR) là hoạt động quản lý có chủ đích việc phát hành và lan truyền thông tin giữa một cá nhân hoặc một tổ chức (chẳng hạn như doanh nghiệp, cơ quan chính phủ hoặc tổ chức phi lợi nhuận) và công chúng. 

quan hệ công chúng
Quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng (PR) và công khai khác nhau ở chỗ PR được kiểm soát nội bộ, trong khi công khai không được kiểm soát và đóng góp bởi các bên bên ngoài. Quan hệ công chúng có thể bao gồm một tổ chức hoặc cá nhân đạt được tiếp xúc với khán giả của họ sử dụng chủ đề quan tâm và tin tức. 

Các mục công cộng mà không yêu cầu thanh toán trực tiếp. Điều này phân biệt nó với quảng cáo như một hình thức truyền thông tiếp thị. Quan hệ công chúng nhằm mục đích tạo hoặc thu hút sự bao phủ cho khách hàng miễn phí, còn được gọi là “phương tiện truyền thông kiếm được”, thay vì trả tiền cho tiếp thị hoặc quảng cáo. Nhưng vào đầu thế kỷ 21, quảng cáo cũng là một phần của các hoạt động PR rộng lớn hơn.

Một ví dụ nếu chiến lược này tốt sẽ là tạo ra một bài báo giới thiệu khách hàng, thay vì trả tiền để khách hàng được quảng cáo bên cạnh bài báo. Mục đích của khái niệm này là thông báo cho công chúng, khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, đối tác, nhân viên và các bên liên quan khác và cuối cùng thuyết phục họ duy trì quan điểm tích cực hoặc thuận lợi về tổ chức, ban lãnh đạo, sản phẩm hoặc các quyết định chính trị của tổ chức.

1.2. Cơ hội nghề nghiệp của các chuyên gia quan hệ công chúng

Các chuyên gia thường làm việc cho các công ty tiếp thị và PR, doanh nghiệp và công ty, chính phủ và các quan chức nhà nước với tư cách là cán bộ thông tin công cộng và các tổ chức phi chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận. Các công việc trung tâm của ngành này bao gồm điều phối viên tài khoản, điều hành tài khoản, giám sát tài khoản và giám đốc quan hệ truyền thông. 

quan hệ công chúng
Quan hệ công chúng là một khái niệm mới 

Các chuyên gia thiết lập và duy trì mối quan hệ với đối tượng mục tiêu của tổ chức, giới truyền thông, các phương tiện truyền thông thương mại có liên quan và các nhà lãnh đạo quan điểm khác. Các trách nhiệm chung bao gồm thiết kế các chiến dịch truyền thông, viết thông cáo báo chí và các nội dung khác cho tin tức, làm việc với báo chí,…

Ngoài ra còn bao gồm các công việc sắp xếp các cuộc phỏng vấn cho người phát ngôn của công ty, viết bài phát biểu cho lãnh đạo công ty, đóng vai trò là người phát ngôn của tổ chức, chuẩn bị cho khách hàng họp báo, phỏng vấn và phát biểu trên phương tiện truyền thông, viết trang web và mạng xã hội, quản lý danh tiếng của công ty (quản lý khủng hoảng), quản lý truyền thông nội bộ và các hoạt động tiếp thị như nhận thức về thương hiệu và quản lý sự kiện. 

Thành công trong lĩnh vực này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về lợi ích và mối quan tâm của mỗi bên trong số nhiều bên liên quan của công ty. Các chuyên gia phải biết cách giải quyết hiệu quả những lo ngại đó bằng cách sử dụng công cụ mạnh nhất của ngành đó là công khai. 

2. Lịch sử quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng không phải là một hiện tượng của thế kỷ 20, mà nó có nguồn gốc lịch sử. Hầu hết các sách giáo khoa coi việc thành lập Cục Công khai vào năm 1900 là sự thành lập của ngành này. 

Tuy nhiên, các nhà học thuật đã sớm tìm ra các hình thức quản lý ảnh hưởng công chúng và truyền thông trong các nền văn minh cổ đại, trong quá trình định cư của Tân Thế giới và trong phong trào bãi bỏ chế độ nô lệ ở Anh. Basil Clark được coi là người sáng lập quan hệ công chúng ở Vương quốc Anh vì đã thành lập Dịch vụ biên tập vào năm 1924. 

Nửa sau những năm 1900 được coi là thời kỳ xây dựng phát triển chuyên nghiệp của quan hệ công chúng. Các hiệp hội thương mại, tạp chí PR, cơ quan PR quốc tế và các nguyên tắc học thuật cho nghề nghiệp được thành lập. Vào đầu những năm 2000, các dịch vụ phát hành báo chí bắt đầu cung cấp các thông cáo báo chí trên mạng xã hội. 

3. Chức năng của quan hệ công chúng

Các chức năng quan hệ công chúng được thiết kế để giúp xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm với các nhóm quan trọng đối với tổ chức. Chúng giúp nâng cao nhận thức về tổ chức cũng như cơ hội xác định, kiểm soát và phân phối thông điệp của doanh nghiệp đến người khác. 

Các chức năng quan hệ công chúng hiệu quả cũng có thể thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp của bạn, giúp giao tiếp trong thời kỳ khủng hoảng hoặc bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công trên phương tiện truyền thông. 

3.1. Đại diện truyền thông

Đại diện cho một công ty hoặc cá nhân trước giới truyền thông là một trong những chức năng được biết đến nhiều hơn. Quản lý truyền thông bao gồm phát triển và phân phối các bản tin tức bằng văn bản và video, giới thiệu câu chuyện cho các nhà báo và trả lời các câu hỏi của phóng viên. 

quan hệ công chúng
Truyền thông rất quan trọng đối với một doanh nghiệp

Tùy thuộc vào tổ chức, nhiệm vụ người phát ngôn cũng có thể do bộ phận này đảm nhiệm. Đại diện truyền thông cũng bao gồm theo dõi và đo lường mức độ đưa tin của tổ chức hoặc cá nhân.

3.2. Bảo vệ doanh nghiệp trước khủng hoảng

Bảo vệ danh tiếng của một công ty khỏi mối đe dọa là một chức năng khác. Trong khi khủng hoảng truyền thông xảy ra, việc chuẩn bị kế hoạch và đào tạo lãnh đạo và nhân viên trên các bộ phận của nó do bộ phận này phụ trách. 

Một kế hoạch giải quyết khủng hoảng truyền thông do nhóm quan hệ công chúng phát triển thường bao gồm xác định công tác hậu cần cụ thể cho các phóng viên dự kiến, chỉ định người phát ngôn chính thức, phát triển các thông điệp mục tiêu cho khán giả bên trong và bên ngoài và đào tạo cho ban lãnh đạo công ty về cách xử lý khó khăn hoặc câu hỏi thù địch.

quan hệ công chúng
Những thông tin tiêu cực có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh công ty

3.3. Phát triển nội dung 

Chuẩn bị tài liệu, văn bản và điện tử, là một chức năng khác của quan hệ công chúng. Ví dụ về nội dung do bộ phận này phát triển bao gồm bản tin công ty, blog, bài phát biểu và báo cáo hàng năm. Có thể là một bức thư gửi nhân viên từ lãnh đạo, thông báo quy định làm việc mới, hay các báo cáo kết quả kinh doanh,… cũng có thể được chuẩn bị từ bộ phận này. 

Thông thường, bộ phận này sẽ làm việc với các bộ phận liên quan để đảm bảo nội dung của những dự án sẽ phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo công ty.

3.4. Quan hệ với các bên liên quan

Các bên liên quan là bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào có lợi ích hoặc có thể bị ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực tới doanh nghiệp, bao gồm các cơ quan chính phủ, người đại diện của công ty đối tác hay tổ chức, ngân hàng,…

quan hệ công chúng
Nhiệm vụ của quan hệ công chúng là cầu nối giữa các bên

Đại diện cho một tổ chức với các nhóm bên liên quan là một chức năng khác của quan hệ công chúng. Ví dụ: Bạn sẽ muốn mang đến cho nhân viên và những nhân viên tương lai một hình ảnh tích cực về doanh nghiệp và làm cho doanh nghiệp có vẻ phù hợp, thành công và quan trọng để mọi người muốn làm việc cho bạn. 

3.5. Quản lý truyền thông xã hội 

Thiết lập, giám sát hoặc phát triển về mặt hình ảnh, nội dung, thông báo, thương hiệu của một doanh nghiệp hoặc doanh nhân là một chức năng khác của quan hệ công chúng. Các công việc cụ thể có thể bao gồm tạo hoặc cập nhật các trang Facebook, thông tin và theo dõi những gì người khác đang bàn luận trong không gian mạng về một tổ chức.

quan hệ công chúng
Quản lý những thông tin mà người dùng nhận xét về doanh nghiệp là cần thiết

4. Mục tiêu của quan hệ công chúng

Giống như các khía cạnh khác của xúc tiến tiếp thị, quan hệ công chúng được sử dụng để giải quyết một số mục tiêu rộng lớn bao gồm:

4.1. Xây dựng nhận thức về sản phẩm

Khi giới thiệu một sản phẩm mới hoặc khởi chạy lại một sản phẩm hiện có, các nhà tiếp thị có thể sử dụng một yếu tố PR tạo sự chú ý và nhận thức của người tiêu dùng thông qua các vị trí trên phương tiện truyền thông và các sự kiện đặc biệt.

4.2. Tạo sự quan tâm

Cho dù vị trí PR là một bài báo sản phẩm ngắn hay được đưa vào cùng với các sản phẩm khác trong bài viết “giới thiệu”, các câu chuyện trên phương tiện truyền thông có thể giúp lôi kéo đối tượng mục tiêu dùng thử sản phẩm. 

Ví dụ: Vào khoảng mùa lễ, một món ăn đặc biệt dành cho ngày lễ có thể được quảng bá bằng PR thông qua các thông cáo khuyến mại được gửi đến các phương tiện truyền thông thực phẩm hoặc thông qua các sự kiện đặc biệt lấy mẫu sản phẩm.

4.3. Cung cấp thông tin

PR có thể được sử dụng để cung cấp cho khách hàng những thông tin chuyên sâu hơn về sản phẩm và dịch vụ. Thông qua các bài báo, tài liệu thế chấp, bản tin và trang web, PR truyền tải thông tin đến khách hàng có thể giúp họ hiểu rõ về sản phẩm.

4.4. Kích thích nhu cầu 

Một bài báo tích cực trên báo, trên chương trình tin tức truyền hình hoặc được đề cập trên Internet, thường dẫn đến sự gia tăng rõ rệt về doanh số bán sản phẩm.

4.5. Củng cố Thương hiệu 

Ở nhiều công ty, chức năng quan hệ công chúng cũng tham gia vào việc củng cố thương hiệu bằng cách duy trì mối quan hệ tích cực với các đối tượng chính, và do đó hỗ trợ xây dựng hình ảnh mạnh mẽ. 

Ngày nay, việc xây dựng một hình ảnh tốt càng trở nên quan trọng đối với các công ty và thương hiệu. Một hình ảnh mạnh mẽ giúp công ty xây dựng hoạt động kinh doanh của mình và nó cũng có thể giúp công ty trong thời kỳ khủng hoảng.

Định nghĩa quan hệ công chúng giúp bạn học cách thực hiện chúng để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh. Hiểu cơ bản về PR là gì sau đó, bạn sẽ được xác định vị trí để tham gia và phát triển cách tiếp cận PR cho công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ, công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận của mình. 

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây