ERP Là Gì? Ưu Điểm Và Nhược Điểm Của Phần Mềm ERP

0
322
erp là gì

ERP là gì? ERP là Enterprise Resource Planning. Đây là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, tích hợp nhiều công cụ, chức năng khác nhau mang đến một giải pháp toàn diện. Để hiểu rõ hơn về ERP và những ưu, nhược điểm của phần mềm này. Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. ERP là gì?

erp là gì
ERP là gì?

ERP là gì? ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là một loại phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Như kế toán, bán hàng, quản lý dự án, quản lý rủi ro và tuân thủ cũng như các hoạt động của chuỗi cung ứng. Một bộ ERP hoàn chỉnh cũng bao gồm quản lý hiệu suất của doanh nghiệp, phần mềm giúp lập kế hoạch, ngân sách, dự đoán và báo cáo kết quả tài chính của tổ chức.

Hệ thống ERP gắn kết vô số quy trình kinh doanh với nhau và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch được chia sẻ của một tổ chức từ nhiều nguồn, phòng ban. Hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn của dữ liệu với một nguồn trung thực duy nhất.

Ngày nay, hệ thống ERP rất quan trọng để quản lý hàng nghìn doanh nghiệp khác nhau. Thuộc mọi quy mô và trong tất cả các ngành nghề. Đối với các công ty, ERP không thể thiếu như nguồn điện thắp sáng.

2. Ưu điểm của ERP

Hệ thống ERP là một tài sản cho nhiều tổ chức. Chúng giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn bằng cách thống nhất và bảo vệ thông tin của doanh nghiệp. Tự động hóa các quy trình và tạo báo cáo dễ hiểu. Với những tính năng này và nhiều khả năng khác, lợi ích của hệ thống ERP trong tổ chức làm cho hoạt động hàng ngày và kế hoạch dài hạn hiệu quả hơn. Dưới đây là một số lợi ích ERP khi triển khai loại phần mềm này:

2.1. Chi phí CNTT tập trung

erp là gì
ERP giúp chi phí CNTT tập trung

Mặc dù phần mềm ERP thường được đầu tư lớn, nhưng nó có thể thống nhất chi phí CNTT và nâng cao hiệu quả. Thay vì dành nguồn lực cho nhiều hệ thống mà tất cả đều cần đội ngũ nhân viên chuyên dụng, cơ sở hạ tầng, đội hỗ trợ và giấy phép. Doanh nghiệp có thể tập trung tất cả các chi phí này vào một hệ thống ERP.

Trong khi ERP có thể bao gồm nhiều lĩnh vực chức năng như quản lý nguồn khách hàng (CRM), kế toán, quản lý nhân sự và quản lý chuỗi cung ứng,… Điều này cho phép doanh nghiệp chỉ sử dụng các phần phù hợp với nhu cầu. Về cốt lõi, ERP là chất keo kết dính các hệ thống khác và dữ liệu của chúng với nhau. Một số ERP cho phép tích hợp nhiều hệ thống của bên thứ ba thành một thể thống nhất.

2.2. Dễ tìm kiếm, truy cập thông tin

Lợi ích này của hệ thống ERP là một trong những điểm thu hút lớn nhất cho phần mềm. Phần mềm ERP cho phép toàn quyền truy cập vào mọi quy trình quan trọng trong doanh nghiệp. Bằng cách này giúp các bộ phận và quản lý cấp cao dễ dàng truy cập dữ liệu từ mọi bộ phận.

Ngoài ra, sự sẵn có của tất cả thông tin của công ty ở một vị trí tập trung cho phép tăng cường cộng tác và hoàn thành các nhiệm vụ được sắp xếp hợp lý hơn. Khả năng hiển thị đầy đủ này cung cấp quy trình làm việc mạch lạc hơn. Và cho phép dễ dàng theo dõi các quy trình giữa các phòng ban với hiệu quả tối đa. Tất cả những điều này giúp doanh nghiệp có thể tự tin đưa ra quyết định nhanh chóng. Vì có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, đầy đủ tại bất kỳ thời điểm nào.

2.3. Báo cáo và lập kế hoạch được cải thiện

Cùng với khả năng hiển thị được cải thiện, cung cấp thông tin sâu sắc hơn là một lợi thế lớn của phần mềm ERP. Triển khai một bộ ERP giữa các phòng ban có nghĩa là tổ chức có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình. Bằng cách có một nguồn thông tin duy nhất cho toàn bộ doanh nghiệp. Hệ thống ERP có thể dễ dàng tạo ra các báo cáo và phân tích hữu ích bất cứ lúc nào. Phần mềm này cung cấp khả năng phân tích và so sánh các chức năng giữa các phòng ban mà không gặp rắc rối với nhiều bảng tính và email.

Một trong những báo cáo phổ biến nhất trong ERP là liên quan đến tài chính. Các báo cáo tài chính tiêu chuẩn như báo cáo thu nhập và lưu chuyển tiền tệ thường được tích hợp sẵn. Và các báo cáo tùy chỉnh có thể được tạo nhanh chóng mà không cần sự can thiệp của CNTT.

Chức năng BI dịch vụ kinh doanh thông minh cho phép các doanh nghiệp có được mức độ phân tích sâu hơn về hoạt động. Những hiểu biết sâu sắc này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch của công ty. Bằng cách xác định cả điểm mạnh hoạt động và các lĩnh vực vấn đề cần cải thiện. Giúp người dùng ERP có khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt hơn dựa trên các xu hướng và số liệu.

2.4. Module ERP linh hoạt

erp là gì
ERP có Module linh hoạt

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP trong thời đại ngày nay là mô-đun của nó. Hầu hết các nhà cung cấp ERP đều cung cấp một số ứng dụng có thể được triển khai cùng nhau theo nhu cầu kinh doanh. Mỗi ứng dụng được thiết kế để có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với bộ ứng dụng lớn hơn. Bằng cách này, công ty có thể chọn những thành phần nào hoạt động tốt nhất và có thể loại bỏ những gì không cần.

Có 2 cách triển khai chính là tại chỗ và thông qua đám mây. Với hệ thống tại chỗ, phần mềm vật lý phải được mua. Và cài đặt trên tất cả các máy tính và máy chủ của công ty. Với một hệ thống dựa trên đám mây, toàn bộ gói phần mềm được xử lý hoàn toàn bên ngoài bởi một nhà cung cấp ERP. 

2.5. Cải thiện hoạt động hiệu quả

Cùng với việc giảm chi phí đào tạo và CNTT. ERP có thể giảm thời gian và nỗ lực mà lực lượng lao động cần để thực hiện các hoạt động hàng ngày của họ. Được triển khai đúng cách, một giải pháp ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình thủ công lặp đi lặp lại. 

Do đó, tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm tập trung vào các nhiệm vụ ảnh hưởng đến doanh thu. Hệ thống cũng có thể hỗ trợ việc áp dụng và thực thi các quy trình thực hành tốt nhất trong ngành. Điều chỉnh tất cả các hành động trong toàn doanh nghiệp.

Các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy, tự động hóa quy trình bằng robot và những công nghệ khác hỗ trợ khả năng tự động hóa và gợi ý thông minh,… được thấy trong nhiều ứng dụng phần mềm ERP. Chức năng nâng cao này có thể quản lý các hoạt động kinh doanh như dự báo nhu cầu, tạo đơn đặt hàng và theo dõi sản phẩm từ sản xuất đến giao hàng.

2.6. Dịch vụ khách hàng

erp là gì
ERP – Dịch vụ khách hàng

Khách hàng của công ty cũng nhận được các lợi ích của hệ thống ERP, ngay cả khi họ không biết điều đó. Vì thông tin khách hàng sẽ được tập trung và sắp xếp hợp lý. Nhóm bán hàng sẽ có thể tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Thay vì duy trì bảng tính như trước đây. 

Hầu hết các bộ ERP cũng hỗ trợ tích hợp thương mại điện tử. Doanh nghiệp sẽ có khả năng xử lý đơn đặt hàng dựa trên web tốt hơn. Và các tương tác với khách hàng được xử lý nhanh hơn.

2.7. Bảo mật và chất lượng dữ liệu

erp là gì
ERP – Bảo mật và chất lượng dữ liệu

Một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống ERP là bảo mật dữ liệu. ERP chia sẻ dữ liệu trên các silo chức năng. Như dịch vụ khách hàng, bán hàng, tiếp thị sản phẩm và phát triển kinh doanh,… Giúp tăng cường sự hợp tác trong toàn công ty và giữa các bộ phận. Mặt khác của quyền truy cập dữ liệu rộng rãi là kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Các giải pháp ERP có các biện pháp kiểm soát nội tại để đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu của bạn.

Hơn nữa, nền tảng ERP cung cấp một hệ thống đầu vào duy nhất. Việc hợp nhất thông tin từ nhiều hệ thống thường có thể gây ra xung đột giữa các nguồn. Nhưng việc có một kho thông tin duy nhất giúp cải thiện độ chính xác, nhất quán và bảo mật cho dữ liệu của công ty.

Cả hai hệ thống ERP tại chỗ và dựa trên đám mây đều cung cấp cho tổ chức mức độ bảo mật cao hơn. Hệ thống cơ sở dữ liệu mà phần mềm ERP sử dụng cũng cho phép sao lưu tập trung các dữ liệu quan trọng và nhạy cảm. 

2.8. Quy trình làm việc và cộng tác được cải thiện

Hợp tác là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp phát triển mạnh. Các công ty nhận thấy các nhóm của họ thường tự làm việc. Vì sự cộng tác đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực hơn. Tuy nhiên, phần mềm ERP làm cho sự hợp tác trở nên dễ dàng. 

Một nền tảng ERP hợp lý hóa quá trình cộng tác với những người khác. Bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu họ cần khi cần. Họ thực hiện điều này bằng cách cung cấp cơ sở dữ liệu giữa các phòng ban. Nơi thông tin từ mỗi phòng ban được chuyển vào một vị trí tập trung.

Điều này cho phép cập nhật dự án theo thời gian thực và giao tiếp tốt hơn trong toàn công ty. Với hệ thống ERP, mọi nhân viên đều có quyền truy cập theo yêu cầu vào toàn bộ dữ liệu phong phú của công ty, cho phép họ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Đổi lại, điều này cung cấp cho nhân viên công cụ họ cần để đưa ra quyết định chủ động. Hiệu quả thực đối với doanh nghiệp là tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động liên quan đến theo dõi dữ liệu thủ công. Cũng như sự tham gia của nhân viên cao hơn.

2.9. Quy trình kinh doanh được tiêu chuẩn hóa

Hầu hết các hệ thống ERP được phát triển theo các thông lệ tốt nhất của ngành. Những quy trình này mang lại lợi ích lớn cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. ERP cũng cho phép các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình và hệ thống trong công ty . Giúp nâng cao năng suất và hiệu quả của toàn doanh nghiệp.

Các quy trình này mang lại kết quả nhất quán cho phép cải tiến liên tục cách thức vận hành tổ chức. Và bởi vì nhiều quy trình của doanh nghiệp được tự động hóa, nên lỗi và chi phí được giảm đáng kể. Do đó, có ít xung đột hơn và cải thiện sức mạnh tổng hợp giữa các phòng ban.

2.10. Tuân thủ quy định được hỗ trợ

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất đang diễn ra đối với các doanh nghiệp là đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ. Duy trì độ chính xác hoàn hảo trong hồ sơ tài chính không phải là điều dễ dàng, nhưng cần phải được thực hiện. ERP hỗ trợ tuân thủ quy định nhờ vào dữ liệu an toàn và được xác thực. Và kết hợp với các báo cáo tích hợp sẵn. Các báo cáo này cũng có thể được tự động hóa để giảm chi phí đánh giá liên tục. 

2.11. Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng

erp là gì
ERP – Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng

Đối với các công ty giải quyết việc di chuyển hàng tồn kho thực tế và sản xuất. Hệ thống ERP hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng theo nhiều cách khác nhau. Sự cải tiến này giúp rút ngắn thời gian giao hàng, giao hàng đúng giờ hơn và nhiều lợi ích khác. Giúp nâng cao hoạt động tổng thể và thành công của doanh nghiệp. 

Nền tảng ERP được thiết kế tốt, chuỗi cung ứng có thể trở nên tốt hơn và đáp ứng nhanh hơn. Thông qua việc cải thiện dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho, mua sắm và hơn thế nữa. Chuỗi cung ứng được tổ chức hợp lý cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các đổi mới sản xuất. Có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí và phát triển các sản phẩm mới thú vị. Mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh cần thiết để luôn dẫn đầu.

Ngoài ra, ERP có thể cải thiện đáng kể khả năng sinh lời và giảm mức trung bình liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất. Thông tin chi tiết thống nhất về lịch bán hàng, sản xuất và giao hàng cho phép tối ưu hóa lượng hàng trong kho. Thay vì dựa vào ước tính “phỏng đoán tốt nhất” cho khối lượng sắp tới.

2.12. Khả năng mở rộng vượt trội

Để đảm bảo sự thành công liên tục của doanh nghiệp, cần phải theo dõi tương lai. Có một hệ thống tại chỗ có thể đáp ứng một cách hiệu quả sự phát triển của công ty là điều quan trọng hàng đầu. Và hệ thống ERP phù hợp sẽ giúp điều đó trở nên dễ dàng.

Cho dù đang mở rộng cơ sở khách hàng của mình; thâm nhập thị trường mới. Triển khai các quy trình, phòng ban hoặc sản phẩm mới. Việc thêm chức năng mới vào nền tảng ERP diễn ra dễ dàng với nhà cung cấp phần mềm phù hợp.

3. Nhược điểm của ERP

Với rất nhiều lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể sẵn sàng bắt đầu so sánh các hệ thống. Nhưng điều quan trọng không kém là phải hiểu những hạn chế và rủi ro của loại phần mềm này. Để đảm bảo ERP là hệ thống phù hợp với doanh nghiệp. Sau đây là những nhược điểm chính của ERP khi triển khai:

3.1. Chi phí hệ thống ERP cao

erp là gì
ERP – Chi phí cao

Nếu chọn đầu tư vào một hệ thống ERP truyền thống, chẳng hạn như SAP Business One, doanh nghiệp có thể chi tiêu 9 con số cho một giấy phép duy nhất. Đối với nhiều người, đây là nhược điểm lớn nhất của phần mềm ERP. Chỉ riêng chi phí trả trước của phần mềm có thể rất cao, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tránh các chi phí trả trước bằng giải pháp đám mây, thường được lập hóa đơn trên cơ sở đăng ký hàng tháng. Nếu muốn tiết kiệm chi phí hơn nữa và chưa chuẩn bị sẵn sàng cho một dự án, hãy xem xét một giải pháp thay thế: phần mềm ERP mã nguồn mở .

3.2. Chi phí thực hiện và bảo trì hệ thống ERP cao

Mặc dù chỉ riêng phần mềm đã là một khoản đầu tư lớn. Nhưng quá trình thực hiện có thể tốn gần gấp bốn lần. Doanh nghiệp muốn triển khai thành công cần phải tính đến chi phí nhân lực và thời gian cần thiết. Có thể cần thuê thêm nhân viên CNTT, chuyên gia tư vấn ERP, chuyên gia đào tạo phần mềm,… 

Các nhà cung cấp cung cấp hệ thống truyền thống thường tính phí bảo trì cao hơn phí giấy phép. Hơn nữa, có thể cần đầu tư vào phần cứng mới để hỗ trợ đúng cách phần mềm ERP của mình. Như máy chủ, máy tính và thiết bị di động tương thích. Và một lần nữa, doanh nghiệp sẽ cần chỉ định các cá nhân để duy trì chúng.

Với cách triển khai thường dễ dàng, không cần phần cứng và nhu cầu bảo trì hoặc nâng cấp hạn chế. Phần mềm ERP đám mây một lần nữa đại diện cho một giải pháp thay thế tốt. Việc triển khai các loại hệ thống này chỉ đơn giản là đăng nhập trên bất kỳ thiết bị tương thích và hỗ trợ Internet nào. Bảo trì và nâng cấp thường do nhà cung cấp quản lý.

3.3. Quy trình tùy chỉnh

Tùy biến là một trong những khía cạnh tốt nhất của phần mềm ERP. Nhưng nó có thể dễ dàng và nhanh chóng vượt ra khỏi tầm tay. Việc tùy chỉnh phần mềm cần rất nhiều thời gian, công sức, chuyên môn và tiền bạc. Các doanh nghiệp lại đánh giá thấp số lượng tài nguyên cần thiết và không hoàn thành việc tùy chỉnh của họ. Hoặc cuối cùng vượt quá ngân sách. Việc tùy chỉnh có thể làm giảm các phương pháp hay nhất được tích hợp trong hệ thống. Và khiến việc nâng cấp trong tương lai trở nên khó khăn hơn.

3.4. Sự phức tạp của hệ thống ERP

erp là gì
ERP – Sự phức tạp

Các giải pháp phần mềm ERP cung cấp nhiều khả năng. Đồng nghĩa với phần mềm có thể sẽ phức tạp và khó sử dụng. Có một số công ty không lập kế hoạch đúng đắn cho việc triển khai ERP. Một số doanh nghiệp có hệ thống triển khai ERP quá lớn và phức tạp đối với quy trình của họ, dẫn đến ROI thấp. Điều này đặc biệt đúng nếu doanh nghiệp không thể thuyết phục các nhóm sử dụng phần mềm do quá phức tạp.

Để tránh trở thành nạn nhân của sự phức tạp do phần mềm ERP. Cần đầu tư vào đào tạo người dùng dựa trên vai trò. Và đồng thời tránh các hệ thống có nhiều chức năng hơn những gì doanh nghiệp cần.

ERP là gì? Qua bài viết này chắc chắn bạn đã hiểu được. ERP cung cấp nhiều tiện ích và mang đến nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp. Nhưng cần xem xét kỹ để đảm bảo việc lựa chọn ERP không gây lãng phí. Và sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất. Doanh nghiệp cần chú ý, nhu cầu cũng như trình độ của nhân viên sẽ góp một phần vào quyết định có nên lựa chọn hệ thống này hay không.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây