5S là gì? Đây là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái, năng suất lao động sẽ cao hơn. Vậy bạn biết gì về 5S các quy trình và phương pháp hay hiệu quả mà nó mang lại.
1. 5S là gì?
5S là một công cụ nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và loại bỏ lãng phí. Có năm bước trong hệ thống, mỗi bước bắt đầu bằng chữ S:
- Sàng lọc
- Sắp xếp
- Sạch sẽ
- Săn Sóc
- Sẵn sàng
5S được tạo ra ở Nhật Bản và các thuật ngữ “S” ban đầu bằng tiếng Nhật, vì vậy các bản dịch tiếng Anh cho từng bước trong năm bước có thể khác nhau. Tuy nhiên, những ý tưởng cơ bản và mối liên hệ giữa chúng rất dễ hiểu.
5 bước giải thích 5S theo tiếng Nhật:
- Bước 1: sắp xếp (Seiri) Loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi mỗi khu vực
- Bước 2: đặt theo thứ tự Seiton Tổ chức và xác định lưu trữ để sử dụng hiệu quả
- Bước 3: Sạch sẽ (Seiso) Làm sạch và kiểm tra từng khu vực thường xuyên
- Bước 4: Tiêu chuẩn hóa (Seiketsu) Đưa 5S vào các quy trình hoạt động tiêu chuẩn
- Bước 5: Duy trì Shitsuke Giao trách nhiệm, theo dõi tiến trình và tiếp tục chu trình
2. Phương pháp thực hiện 5S là gì?
5S có 5 bước. Việc loại bỏ các vật liệu không cần thiết trong bước 1 sẽ cung cấp không gian cần thiết để sắp xếp các nguyên vật liệu quan trọng trong bước 2 (đặt theo thứ tự).
Sau đó, một khi không gian làm việc được ngăn nắp và có tổ chức, có thể loại bỏ bụi bẩn ở bước 3 (sạch sẽ).
Những thay đổi này đối với nhiệm vụ công việc và môi trường làm việc của người lao động phải được phản ánh trong các quy trình cập nhật thông qua bước 4 (chuẩn hóa).
Cuối cùng, những thủ tục mới đó sẽ không nhiều trừ khi trách nhiệm được giao và tiến trình được theo dõi – như yêu cầu cho bước 5 (duy trì). Và với trách nhiệm và sự theo dõi, người lao động sẽ tiếp tục áp dụng các bước, quay lại bước 1 đến bước 5 và cứ thế đến khi người lao động áp dụng thuần thục. Vậy bạn đã biết 5S là gì chưa?
3. Quy trình của 5S là gì?
3.1. Bước 1: Sàng lọc
Bước đầu tiên trong quy trình 5S là sàng lọc, hay “seiri”. Mục tiêu của bước sàng lọc là loại bỏ sự lộn xộn và giải phóng không gian làm việc bằng cách loại bỏ những thứ không thuộc về khu vực đó.
3.1.1. Khu vực làm việc
Đối với bước này, hãy xem kỹ các mục, công cụ và vật liệu trong khu vực làm việc. Những vật dụng cần thiết hoặc hữu ích cho công việc đang được thực hiện trong không gian đó nên được cất giữ ở đó. Cái nào nên giữ và cái nào nên loại bỏ.
Một số vật dụng bị loại bỏ sẽ cần phải được vứt bỏ hoặc tái chế. Các hạng mục khác có thể thuộc về quy trình làm việc hoặc để ở địa điểm khác. Những vật dụng nên được trả về “nhà của chúng, nơi nó thuộc về”. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy một số mặt hàng mà bạn không chắc chắn về nó.
3.1.2. Gắn thẻ đỏ các mặt hàng không xác định
Gắn thẻ đỏ cho các items không xác định
Nếu bạn tìm thấy một mặt hàng mà bạn không thể xác định hoặc có quyền sở hữu không chắc chắn, thì đã đến lúc sử dụng thẻ đỏ. “Red-Tagging” tạm thời gắn một thẻ dễ nhìn thấy vào mặt hàng, trong đó ghi chú nơi tìm thấy và khi nào. Sau đó, các vật phẩm được gắn thẻ đỏ từ tất cả các khu vực làm việc được thu thập ở một vị trí duy nhất: “thất lạc và tìm thấy “lost and found” cho các công cụ, vật liệu và thiết bị.
Nếu khu vực làm việc thiếu một công cụ quan trọng, hãy kiểm tra khu vực thu thập thẻ đỏ để xem liệu nó có được tìm thấy ở nơi khác không. Người giám sát cho mỗi chỗ làm việc nên kiểm tra khu vực thu thập thẻ đỏ định kỳ, trong trường hợp đã bỏ sót điều gì đó. Bất cứ thứ gì thuộc về chỗ làm việc nên được đưa trở lại đó.
3.1.3. Chỉ định lại các mục được gắn thẻ
Các mục có thể đợi trong khu vực thu thập thẻ đỏ trong một thời gian dài. Trong trường hợp đó, khu vực làm việc ban đầu (nơi sản xuất mặt hàng đó) dường như không cần đến nó nữa. Tuy nhiên, nó có thể hữu ích ở những nơi khác.
Các mục có thể được để trong không gian thu thập thẻ đỏ trong 30 ngày. Sau đó, bất kỳ người giám sát nào cũng có thể yêu cầu hạng mục đó cho khu vực làm việc của họ. Nếu không ai muốn sau một tuần nữa, vật phẩm có thể được chuyển hoàn toàn khỏi cơ sở. Bán, tái chế hoặc vứt bỏ.
Nếu một mặt hàng chắc chắn sẽ được công ty cần nhưng không cần ngay bây giờ, thì tốt nhất bạn nên cất giữ nó để sử dụng sau. Trước khi đưa bất cứ thứ gì vào kho, hãy chắc chắn rằng nó sẽ thực sự cần thiết trở lại. Lên kế hoạch cụ thể để đưa mặt hàng đó ra khỏi bộ nhớ vào một thời điểm cụ thể. Không lưu trữ mọi thứ “phòng còn khi sử dụng” mà không có lý do chính đáng và theo dõi những gì đã được lưu trữ.
3.2. Bước 2: Sắp xếp
Bước thứ hai trong 5S, Set In Order, ban đầu được gọi là “seiton”, có nghĩa là “trật tự”. Bất kể nó được gọi là gì, mục tiêu của bước này là tổ chức khu vực làm việc. Mỗi mặt hàng phải dễ tìm, sử dụng và dễ trả lại: một nơi để mọi thứ và mọi thứ ở đúng vị trí của nó.
3.2.1. Xây dựng bản đồ
Các công cụ được sử dụng thường xuyên nên được cất giữ gần nơi chúng được sử dụng. Thiết bị dự phòng, vật tư và các công cụ khác ít được sử dụng hơn có thể được giữ ở vị trí trung tâm, nơi nhiều bộ phận trong công ty có thể dùng đến chúng. Các vật dụng thường được sử dụng cùng nhau (như máy khoan và mũi khoan) nên được cất giữ gần nhau. Mỗi quyết định này sẽ có ý nghĩa riêng, nhưng có thể khó theo dõi mọi thứ. Có thể hữu ích khi tạo bản đồ 5S.
Bản đồ 5S là một sơ đồ hoặc sơ đồ mặt bằng cung cấp cái nhìn tổng quan về khu vực làm việc, quy trình. Nó cung cấp một tài liệu tham khảo trực quan để chỉ ra vị trí của các công cụ, nguồn cung cấp, công nhân và đường đi và các vật liệu này liên quan với nhau như thế nào. Một bản đồ tốt cũng có thể bao gồm mô tả về công việc xảy ra trong khu vực được hiển thị.
Sàng lọc
Tùy thuộc vào nhu cầu của cơ sở của bạn, bạn có thể thấy một cách tiếp cận dễ dàng hơn một cách khác:
- Vẽ bản đồ và sau đó triển khai nó
- Sắp xếp nơi làm việc trước, sau đó chỉ định chỗ cần để các vật dụng này.
- Lập bản đồ khi bạn thử nghiệm các ý tưởng và viết ra những gì hoạt động tốt
Bất kể cách tiếp cận nào được sử dụng để tạo ra nó, bản đồ 5S kết quả phải được lưu giữ như một công cụ đào tạo, được sử dụng để tham khảo trong các bước sau của 5S và được cập nhật theo thời gian khi khu vực làm việc thay đổi.
3.2.2. Truyền đạt kế hoạch
Khi vị trí lưu trữ được chỉ định, mỗi khu vực lưu trữ phải được dán nhãn. Dán nhãn bên ngoài các cửa tủ để giúp công nhân nhanh chóng xác định được bên trong mỗi cửa tủ. Sau đó, dán nhãn bất kỳ kệ nội thất nào để hiển thị các nguồn cung cấp khác nhau. Những ý tưởng tương tự cũng mở rộng cho nhãn giá, thùng và các hệ thống lưu trữ khác.
Nhiều cơ sở sử dụng một “bảng bóng” để lưu trữ dụng cụ, để đảm bảo rằng mỗi dụng cụ dễ dàng đặt trở lại đúng nơi cất giữ của nó. Với cách tiếp cận này, một nhãn phù hợp với hình dạng và kích thước của công cụ sẽ được đặt ở nơi công cụ đó thuộc về. Người lao động có thể ngay lập tức phát hiện ra từng món đồ thuộc về đâu và chỉ cần nhìn lướt qua là biết món đồ đó có ở đó hay không. Không còn lãng phí thời gian để xem qua các ngăn kéo và thùng.
Tổ chức cũng có thể mở rộng đến sàn. Các khu vực làm việc, làn đường di chuyển và kho chứa vật tư và thành phẩm đều có thể được đánh dấu bằng băng keo đánh dấu sàn.
3.3. Bước 3: Sạch sẽ
Bước thứ ba của 5S là sạch sẽ, hay “seiso”. Trong khi bước đầu tiên và bước thứ hai giải phóng không gian và sắp xếp khu vực cho hiệu quả, bước này tấn công bụi bẩn chắc chắn tích tụ bên dưới đống lộn xộn và hoạt động để ngăn nó quay trở lại.
3.3.1. Vệ sinh định kỳ
Nó liên quan đến việc vệ sinh thường xuyên mọi bộ phận của khu vực làm việc – thường là lau chùi hàng ngày và vệ sinh kỹ lưỡng hơn mỗi tuần.
Sạch sẽ
Điều quan trọng, bước này không có nghĩa là công việc dành cho nhân viên bảo trì hoặc vệ sinh. Mỗi công nhân nên tự vệ sinh khu vực làm việc của mình và các thiết bị mà họ sử dụng. Cách tiếp cận này có một số lợi ích:
- Công nhân quen thuộc với khu vực này sẽ nhanh chóng nhận thấy bất kỳ vấn đề nào phát sinh
- Các nguy cơ hoặc tình huống khó khăn sẽ được hiểu và giải quyết
- Các mục, nguyên vật liệu không đúng vị trí hoặc thiếu sẽ được dời đến vị trí đúng của nó
- Người lao động sẽ có xu hướng giữ cho không gian làm việc của họ sạch sẽ hơn trong các hoạt động bình thường
Mọi người nên chú ý đến sự sạch sẽ chung của nơi làm việc, sẵn sàng nhặt rác,… Nhưng để 5S cho kết quả tốt nhất, mỗi công nhân nên tự chịu trách nhiệm về không gian làm việc của mình.
3.3.2. Luôn bảo trì
Giữ cho khu vực làm việc sạch sẽ sẽ có nhiều lợi thế. Một ưu điểm quan trọng là rất dễ phát hiện ra các vết rò rỉ, vết nứt hoặc chỗ lệch. Nếu những người giữ khu vực sạch sẽ là những người làm việc thường xuyên ở đó, họ sẽ nhanh chóng nhận ra bất kỳ vấn đề nào trong số này.
Nếu những vấn đề đó không được chú ý và không được giải quyết có thể dẫn đến hỏng hóc thiết bị, các nguy cơ về an toàn và giảm năng suất. Với việc làm sạch và kiểm tra liên tục được sử dụng trong bước 3 của 5S, hệ thống có thể đưa vào chương trình bảo trì. Bằng cách này, 5S có thể kéo dài tuổi thọ làm việc của thiết bị và giúp giảm thời gian ngừng hoạt động khẩn cấp.
3.4. Bước 4: Chuẩn hóa 5S là gì?
Ba bước đầu tiên của 5S bao gồm các vấn đề cơ bản về thu dọn, tổ chức và làm sạch không gian làm việc. Các bước đó sẽ mang lại lợi ích ngắn hạn. Bước thứ tư là chuẩn hóa, hay “seiketsu”. Bằng cách viết ra những gì đang được thực hiện, ở đâu và bởi ai, bạn có thể kết hợp các thực hành mới vào quy trình làm việc bình thường. Điều này mở đường cho sự thay đổi lâu dài.
3.4.1. Sức mạnh của việc viết ra mọi thứ
Săn sóc theo tiêu chuẩn
Người ta nói rằng “Nếu nó không được viết ra, nó đã không xảy ra.” Viết ra các quyết định mà bạn đưa ra trong chương trình 5S sẽ giúp đảm bảo rằng công việc của bạn không chỉ biến mất. Nếu bạn đã tạo bản đồ 5S, bản đồ đó có thể là một phần của tiêu chuẩn mới của bạn cho khu vực. Theo cách tương tự, quy trình mà bạn sử dụng cho các mục gắn thẻ đỏ có thể được viết ra và đưa vào các tiêu chuẩn.
Tuy nhiên, viết ra quyết định không có nghĩa là bạn không thể thay đổi quyết định. Mục đích của 5S là làm cho nơi làm việc của bạn tốt hơn, chứ không phải là làm cho nó không thể thay đổi. Bạn đang viết các tiêu chuẩn cho cơ sở của mình và bạn có thể thay đổi chúng để phù hợp với thông tin mới hoặc nhu cầu kinh doanh mới.
3.4.2. Công cụ chuẩn hóa 5S
Sau khi bạn đưa ra quyết định về cách thay đổi phương thức làm việc của mình, những quyết định đó cần được thông báo cho người lao động. Giao tiếp này là một phần quan trọng của bước Chuẩn hóa. Các công cụ phổ biến cho quá trình này bao gồm:
Danh sách kiểm tra 5S – Liệt kê các bước riêng lẻ của một quy trình giúp người lao động dễ dàng thực hiện theo quy trình đó một cách trọn vẹn. Nó cũng cung cấp một công cụ kiểm toán đơn giản để kiểm tra tiến độ sau này.
Biểu đồ chu trình công việc – Xác định từng nhiệm vụ sẽ được thực hiện trong một khu vực làm việc và quyết định lịch trình hoặc tần suất cho từng nhiệm vụ đó. Sau đó, giao trách nhiệm cho một công nhân cụ thể (hoặc nhiệm vụ công việc). Biểu đồ kết quả có thể được đăng trực quan để giải quyết các câu hỏi và thúc đẩy trách nhiệm giải trình.
Nhãn và ký hiệu quy trình – Cung cấp hướng dẫn vận hành, các bước vệ sinh và quy trình bảo trì phòng ngừa ngay tại nơi cần thông tin.
3.5. Bước 5: Duy trì 5S
Bước thứ năm của chương trình 5S là Duy trì, hay “shitsuke”, nghĩa đen là “kỷ luật”. Ý tưởng ở đây là tiếp tục cam kết. Điều quan trọng là phải tuân theo các quyết định mà bạn đã đưa ra – và liên tục quay lại các bước trước đó của 5S, trong một chu kỳ liên tục.
Không bao giờ “Một lần và Hoàn tất” duy trì và lặp đi lặp lại để tạo thành thói quen.
Phương pháp 5S không bao giờ có nghĩa là một sự kiện diễn ra một lần, mà là một chu kỳ liên tục. Đây là chìa khóa vì những thành công ban đầu trong 5S có thể mở đường cho các vấn đề. Nếu không gian mở có sẵn trong bước Sắp xếp, nhưng sau đó, các công cụ và vật liệu được phép lấp đầy dần vào không gian đó mà không cần bất kỳ tổ chức nào, kết quả cuối cùng có thể là một mớ hỗn độn thậm chí còn lớn hơn. Giải pháp là áp dụng lặp đi lặp lại các ý tưởng của 5S, như một phần thường xuyên của công việc bình thường. Đó là lý do tại sao Sustain rất quan trọng.
5S là gì và duy trì một chương trình 5S có thể có ý nghĩa khác nhau ở những nơi làm việc khác nhau, nhưng có một số yếu tố phổ biến trong các chương trình thành công.
